Techniki zarządzania sobą w czasie

Codziennie mierzymy się z licznymi obowiązkami – lista zadań rośnie, pojawiają się nagłe sprawy, a w głowie mamy kolejne „zrobię to, jak znajdę czas”. W chaosie codziennych obowiązków nieświadomie próbujemy organizować swój czas, choć nie zawsze robimy to skutecznie. Właśnie dlatego warto sięgnąć po sprawdzone metody zarządzania sobą w czasie. Poniżej znajdziesz wybrane techniki, które pomogą ci działać efektywniej. A teraz zastosuj Zasadę 2 minut – jeśli coś możesz zrobić od razu, nie odkładaj tego na później!

Zarządzanie sobą w czasie to gra…

Zarządzanie sobą w czasie to gra wyborów, wiedza o tym jak sobie radzić w czasie, który posiadamy. To naszym zadaniem jest wiedzieć co mamy robić, by nie siedzieć bezczynnie, a później często na ostatnią chwilę nie załatwiać to, o czym zapomnieliśmy. Technik, metod, zasad zarządzania sobą w czasie jest mnóstwo! To od nas zależy czy wzbierzemy Metodę ALPEN, GTD, 4D, a może  Metodę salami. Dobór odpowiedniego narzędzia związany jest z naszym systemem pracy, działania w określonych warunkach, a przede wszystkim techniki te mają być dla nas pomocne i intuicyjne, sprawne do wykonania. Skupiamy się na sobie i swoich potrzebach. Przedstawione poniżej techniki zarządzania sobą w czasie:

1. Krzywa wydajności REFA
2. Metoda Gettings Things Done – GTD
3. Metoda SMART (w tym karta pracy do pobrania)
4. Prawo Parkinsona
5. Technika Pomodoro
6. Metoda ALPEN

1. Techniki zarządzania sobą w czasie – Krzywa wydajności REFA

Krzywa wydajności REFA to model opisujący zmiany efektywności pracy w ciągu dnia. Opiera się na badaniach nad psychofizyczną wydajnością człowieka i jest wykorzystywana w ergonomii pracy oraz planowaniu zadań. Pokazuje, że nasza produktywność nie jest stała – podlega cyklicznym wahaniom, które można przewidzieć i odpowiednio wykorzystać. Według tej koncepcji większość ludzi ma trzy główne fazy efektywności:

• Pierwszy szczyt (9:00–12:00) – wysoka koncentracja, najlepszy czas na wymagające zadania analityczne i kreatywne.
• Popołudniowy spadek (13:00–15:00) – po obiedzie organizm przechodzi w tryb regeneracji, spada zdolność skupienia. To dobry moment na mniej wymagające zadania, spotkania lub krótką przerwę.
• Drugi szczyt (16:00–18:00) – ponowny wzrost energii, choć niższy niż rano. Można wtedy dokończyć ważne zadania lub podjąć się pracy wymagającej umiarkowanej koncentracji.

Po godzinie 18:00 efektywność stopniowo spada, a organizm przygotowuje się do odpoczynku. Warto wówczas unikać intensywnych zadań intelektualnych, ponieważ mogą one obciążać układ nerwowy i utrudniać regenerację.

Czy każdy działa według tego schematu?

Nie do końca. Istnieją indywidualne chronotypy (np. „ranny ptaszek” i „nocna sowa”), które wpływają na godziny największej produktywności. Jednak w większości przypadków schemat REFA jest dobrym punktem odniesienia do lepszego planowania pracy i zarządzania sobą w czasie.

Jak wykorzystać krzywą wydajności REFA w praktyce?

Aby skutecznie wykorzystać krzywą wydajności REFA, warto dostosować harmonogram do naturalnych cykli efektywności. Najtrudniejsze zadania najlepiej realizować rano, gdy koncentracja jest najwyższa. Popołudniowy spadek energii warto przeznaczyć na mniej wymagające aktywności, takie jak przegląd e-maili czy organizacyjne sprawy. W późniejszych godzinach, gdy produktywność ponownie wzrasta, można skupić się na dokończeniu kluczowych zadań. Dopasowanie planu dnia do własnego rytmu biologicznego pozwala skuteczniej zarządzać energią i zwiększać efektywność.

.

2. Metoda Gettings Things Done – GTD

Twórcą tej metody zarządzania sobą w czasie jest David Allen, który dokładnie opisał ją w swojej książce “Getting Things Done” (“Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”). Metoda ta polega na szczegółowej organizacji czasu pracy poprzez zebranie wszystkich zadań, które muszą być wykonane oraz umieszczenie ich w logicznym, uporządkowanym systemie, a następnie odpowiednim zarządzaniu nimi np. poprzez listy zadań (projektów). Głównym priorytetem GTD jest osiągnięcie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym, przy jednoczesnym założeniu zwolnieniu z obowiązku pamiętania o wszystkich działaniach i planach. 

Metoda GTD to…

Gromadzenie (kolekcjonowanie) – umieszczanie wszystkich zadań w jednym miejscu, czyli wszystkie zadania idą do jednego worka. Co to oznacza w praktyce? Zbierz wszystkie twoje pomysły, plany, notatki, obowiązki jednego miejsca np. notatnika, plannera lub nawet skrzynki mailowej. Zapisuj wszystko! To uwolni cię od obciążenia, aby pamiętać o…

Analizowanie – ma za zadnie opróżnianie powyższego worka, twoim zadaniem jest określić, jakiej aktywności wymaga dana sprawa. Analizę oprzyj na trzech założeniach: -rozpoczynam analizę od spraw najnowszych; – zajmuję się tylko jednym zadaniem naraz; – żądnego zadania nie mogę zostawić na później czy wrzucić z powrotem do punktu pierwszego, czyli gromadzenia. Jeżeli to zadanie nie wymaga podjęcia działania należy dodać je do koszyka spraw „może kiedyś…, na później…” albo po prostu usunąć.

Porządkowanie – to przypisywanie konkretnych zadań do odpowiednich miejsc (folderów). Tutaj określasz pewną pulę zadań do wykonania na teraz. Należy założyć, jeżeli wykonanie określonego zadania wymaga wykonania więcej niż jednego działania to jest to projekt, a projekt ten należy podzielić na mniejsze zadania, do którego przyporządkujesz termin realizacji. Należy to wykonać od razu (wcześniejsza zasada 2 minut) lub oddelegować innej osobie.

Przeglądanie – to regularne przeglądanie zadań i projektów twojego zbioru; to aktualizacja systemu, a także analiza pracy. Przeglądowi podlegają zadania bieżące, a także odroczone na później. Należy też wybrać, którymi zadaniami zajmiemy się w najbliższym czasie.

Realizacja – to już nasze ostatnie działanie. Wykonujemy zaplanowaną pracę, a jej wybór powinien opierać się na 4 kryteriach: kontekstu, w którym się znajdujemy, czasu oraz energii potrzebnej na wykonanie zadania oraz priorytetów zadań.

Zasada GTD sprawdza się najlepiej, gdy mamy dużo zadań i obowiązków. Na pierwszy rzut wydaje się dosyć czasochłonna, ale warto ją przetestować, bo pomaga osiągnąć wysoką organizację działań.

3. Techniki zarządzania sobą w czasie – Metoda SMART

Koncepcję ustalania celów metodą SMART jest bardzo popularna i szeroko już znana w dziedzinie zarządzania sobą w czasie, opiera się na odpowiednim planowaniu zadań i realizacji celów. Pozwala ona zdefiniować efekt zadania w taki sposób, aby mógł on zwiększyć jego szansę realizacji oraz przede wszystkim, aby wiadomo było, co dokładnie należy wykonać. Zgodnie z tą metodą, cel powinien być:

• S Skonkretyzowany (ang. Specific) – czyli cel musi być szczegółowy, jednoznaczny, specyficzny, a jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu. Ten cel musi być tak sformułowany, by nie pozostawiał miejsca na luźną interpretację.
• M Mierzalny (Measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia; cel musi być tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji.
• A Osiągalny (Ambitious) – ambitny, stymulujący; zakładamy, że cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji.
• R Realny (Realistic) – realny, możliwy do wykonania; ponieważ cel powinien być ważnym krokiem naprzód, przy czym jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował.
• T Określony w czasie (Timely) – terminowy; cel musi mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

Zapamiętaj: jeśli dobrze określisz swój cel, zaplanowanie go i późniejsza realizacja będą dużo łatwiejsze, ponieważ zawsze najważniejszy jest jasny, klarowny i mocny początek pracy.

Pobierz za darmo: Metoda SMART karta pracy

4. Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona po raz pierwszy opisał Cyril Northcote Parkinson, a jego założenia dotyczyło przede wszystkim pracy wykonywanej przez urzędników. Okazało się jednak, że zasadę tę możemy śmiało rozszerzyć na inne obszary życia.

Głównym założeniem Prawa Parkinsona jest teza: “Czas marnowany jest w ilościach proporcjonalnych do całego czasu, jakim w ogóle dysponujemy.” W naszej pracy (szczególnie zawodowej), mamy niestety bardzo często tendencję do jej rozwlekania i opóźniania do ostatniej chwili. Załóżmy, czas pracy zawodowej to 8h, a w tym czasie x zadań do wykonania. Bardzo często to x możemy wykonać nawet w połowie danego nam czasu, jednak rozwlekamy działanie, bo mamy na nie aż przykładowe 8h. Według schematu: jak masz do zagospodarowania osiem godzin, to wypełnisz osiem, a jak masz dziesięć, to wypełnisz dziesięć. Po drodze będziesz używał zamienników i rozpraszaczy, które idealnie zapełnią całą pulę czasu. Jakich? Internet, telefon, pogaduchy w pracy... I jakoś to umowne 8h zleci, ale co najgorsze, pod koniec czasu okażę się, że zadania do wykonania nadal są niezrealizowane. Odwlekaliśmy je, bo przecież było tyle czasu!

A teraz wyobraź sobie sytuację z twoje życia domowego – masz do wykonania zadanie, odkładasz je w nieskończoność, a gdy zbliża się termin jego ukończenia, nagle realizujesz jedynie jakiś jego procent. Czas się rozmył, a przecież miałeś określony czas na jego wykonanie. Pamiętaj, według Prawa Parkinsona: „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Wykorzystaj więc czas na swoją korzyść, wykonaj określone zadnie bez rozwlekania, odwlekania w czasie, bo okaże się, że go trwonisz na inne niepotrzebne zadnia (przyjemności) i że zostawisz je na ostatnią chwilę. A całość skupia się i tak na tym, że mogłeś wykonać je o wiele szybciej niż by to zostało założone.

5. Techniki zarządzania sobą w czasie – Technika Pomodoro

Technika Pomodoro to jedna z najbardziej i cenionych technik zarządzania sobą w czasie. Nazwa tej techniki wywodzi się… od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora, a sama metoda jest bardzo prosta do przeprowadzenia. Głównym założeniem Techniki Pomodoro jest działanie w określonych cyklach czasowych, dokładnie na zasadzie:

1. Zrób listy zadań i posortuj ją według ważności, następnie wybierz jedno zadnie do wykonania.
2. Ustaw czasomierz na 25 minut (jedno pomodoro)
3. Pracuj nad zadaniem przez całe Pomodoro (intensywnie, to czas najwyższego skupienia)
4. Po upływie 25 minut należy zakończyć wykonywanie zadania (jeśli zostało zrealizowane odznaczyć je z listy zadań, jeśli nie, ponownie wrócisz do niego zaraz)
5. Robisz sobie 5-cio minutową przerwę (kawa, telefon, inna krótka aktywność), a po upływie tego czasu wracasz do pracy
6. Po czwartym Pomodoro zrobisz sobie dłuższą przerwę, np. 20-30 minutową.

Taki podział pracy ma kilka zalet, przede wszystkim pozwala na pracę z całkowitym skupieniu i koncentracji, ponieważ wiesz, że pracujesz tylko przez określony czas i w tym momencie usuwasz z pola wszelkie rozpraszacze. Co więcej, świadomość upływającego czasu zwiększa też twoją wydajność, bo podświadomie chcesz skończyć zadanie przed przerwą. Po za tym Technika Pomodoro działa motywująco, by przygotować się i rozpocząć pracę. Oczywiście, do tego dochodzi sam walor przerw, który daj oddech umysłowi, pozwala na delikatne oderwanie się od tematu.

6. Techniki zarządzania sobą w czasie – Metoda ALPEN

P.S. Inne techniki zarzadzania sobą w czasie – metody salami i sera szwajcarskiego – darmowe plik pdf do pobrania METODA SALAMI METODA SERA SZWAJCARSKIEGO

Chcesz więcej? 

Zapraszam po kolejną wartą uwagi technikę – Matrycę Priorytetów, czyli Macierz Eisenhowera. Zapoznaj się z artykułem Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera. Dedykowane e-booki z tematycznym, merytorycznym opisem i kartami pracy dla dorosłych oraz młodzieży: e-book „Zarządzanie sobą w czasie. 21 technik. Prokrastynacja. Wielozadaniowość. Złodzieje czasu” oraz e-book “Zarządzanie sobą w czasie dla nastolatków. Karty pracy. Grupowe ćwiczenia. Mini wykład”

Książki warte polecenia

• Allen David, Getting Things Done. Sztuka bezstresowej efektywności, Helion, Gliwice, 2015
• Tracy Brian, Zjedz tę żabę, MT Biznes, Warszawa, 2021
• Newport Cal, Praca głęboka, Studio Emka, Warszawa, 2019
• Fiore Neil, Nawyk samodyscypliny. Zaprogramuj wewnętrzny mechanizm motywacji, Helion, Gliwice, 2011
• Covey Stephen R., 7 nawyków skutecznego działania, Rebis, Poznań, 2020

Aktualizacja artykułu 2025 r.